Privacy Policy
Privacy Policy Ostend Data FiduciaireInleidingAls accountantskantoor staan
wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens
hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij u het volgende
mee.Het kantoor verzamelt en
verwerkt de identiteits- en contactgegevens dat het ontvangt van de cliënt over
de cliënt zelf, zijn gezinsleden, zijn personeel, zijn medewerkers, zijn
aangestelden en zijn zakelijke relaties (leveranciers of klanten van de cliënt)
en over elke andere nuttige contactpersoon. Deze persoonsgegevens worden
verwerkt door het kantoor in overeenstemming met de Belgische wetgeving over
gegevensbescherming en de bepalingen van de.Verordening
2016/679 van 27 april 2016.betreffende de bescherming
van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en
betreffende het vrije verkeer van die gegevens, van toepassing sinds 25 mei
2018 (hierna Algemene Verordening Gegevensbescherming).De cliënt is verantwoordelijk
voor de juistheid en het actualiseren van de persoonsgegevens die hij het
kantoor verstrekt en verbindt er zich toe om de bepalingen van de Algemene
Verordening Gegevensbescherming strikt na te leven ten aanzien van de personen
aan wie hij de persoonsgegevens heeft verstrekt. Hij is ook verantwoordelijk
voor alle mogelijke persoonsgegevens die hij van zijn klanten, zijn personeel,
zijn medewerkers en zijn aangestelden zou kunnen ontvangen.De cliënt erkent dat hij
kennis genomen heeft van de informatie hieronder en machtigt het kantoor om de
persoonsgegevens te verwerken die hij verstrekt in het kader van de door het
kantoor geleverde diensten, en dit in overeenstemming met de bepalingen die
opgenomen zijn in deze privacyverklaring.1. Verantwoordelijke voor de
verwerking van de persoonsgegevensDe verantwoordelijke voor de
verwerking van de persoonsgegevens is Michel Quintens.De zetel van de
verantwoordelijke is gelegen te Torhoutsesteenweg nr. 219, 8400 Oostende met
als het ondernemingsnummer 0436.633.226..Voor alle vragen met
betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij Ostend
Data Fiduciaire via brief op het bovenstaande adres of via e-mail (michel.quintens@ostenddata.be).2. Doeleinden van
de verwerking van persoonsgegevens2.1.Voor elke
verwerking worden alleen de gegevens die relevant zijn voor het nastreven van
het betrokken doeleinde verwerkt. De verwerking bestaat uit elke bewerking
(handmatig of geautomatiseerd) op een persoonsgegeven.Deze gegevens
worden alleen aan onderaannemers, ontvangers en/of derden overgemaakt voor
zover dit nodig is in het kader van de voornoemde doeleinden voor genoemde
verwerking.2.2.In het
algemeen verwerkt het kantoor de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:A. Toepassing van
de.Wet van
18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering
van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.(hierna: wet
van 18 september 2017).1° In toepassing
van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met
betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in
te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van
het mogelijke, het adres.2 ° In toepassing
van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor
betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens
in te winnen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de
geboortedatum en -plaats en adres.De verwerking van
deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens
kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art. 33
.Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de
financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten).B. De op het
kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van
buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een
wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke
beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door
o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings,
fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht
waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.De verwerking van
deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens
kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.C. Uitvoering van
een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking
van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun
personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen
die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.Zonder de
verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als accountant
niet naar behoren uitvoeren.D. Activiteiten van
directe prospectie, zoals het versturen van promotionele of commerciële
informatie zoals nieuwsbrieven.. De cliënt kan op elk ogenblik de
inschrijving op informatie- of nieuwsbrieven en andere berichten van het
kantoor stopzetten. De cliënt kan de inschrijving stopzetten door een e-mail te
versturen naar het volgende adres: michel.quintens@ostenddata.be. 2.3.Concreet
verzamelt, registreert en gebruikt het kantoor de gegevens van de cliënten voor
de volgende doeleinden:·......aangaan en beheren van de contractuele relatie met de cliënt;·......analyseren, aanpassen en verbeteren van de inhoud van de website van het
kantoor;·.......uitvoeren van zijn opdracht;·..het de cliënt mogelijk maken om berichten en informatie te ontvangen;·. . . .antwoorden op verzoeken tot informatie;·.....elke communicatieve activiteit van het kantoor aan de cliënten die
daarvoor hun toestemming gegeven hebben;·.......de cliënten op de hoogte brengen van elke wijziging op de website van
het kantoor, de functionaliteiten en de algemene voorwaarden;·.voor elke andere reden waarvoor de cliënt uitdrukkelijk de toestemming
heeft gegeven.2.4.De.rechtsgrond.van
de verwerking van persoonsgegevens door het kantoor is:(i) de toestemming
van de cliënt;Als de rechtsgrond
van de verwerking de toestemming van de cliënt is, heeft deze het recht om die
op elk ogenblik in te trekken zonder dat dit de verwerking die werd uitgevoerd
vóór de intrekking van de toestemming door de cliënt op nadelige wijze
beïnvloedt.(ii) het uitvoeren
van elk verzoek van de cliënt of de noodzaak om een met de cliënt gesloten
overeenkomst uit te voeren.Het kantoor moet
bepaalde gegevens van de cliënt kunnen verzamelen om zijn verzoeken in te
willigen. Als de cliënt ervoor kiest om deze gegevens niet met het kantoor te
delen, kan dit ervoor zorgen dat de overeenkomst niet kan worden uitgevoerd.(iii) een
wettelijke verplichting die opgelegd wordt aan de beroepsbeoefenaar.
om. bepaalde gegevens van de cliënt. te verzamelen en te
bewaren. en zodoende aan diverse wettelijke voorschriften te voldoen, met
inbegrip van die welke verband houden met belastingen, de boekhouding en de antiwitwaswet.(iv) het rechtmatig
belang van het kantoor om de persoonsgegevens van de cliënt te verwerken, op
voorwaarde dat dit in overeenstemming gebeurt met de belangen en fundamentele
rechten en vrijheden van de cliënt.Het kantoor heeft
een rechtmatig belang om communicatie met de cliënten te onderhouden, onder
meer om:·...hun verzoeken in te willigen of de opdracht beter uit te voeren;·. ..misbruik en fraude te voorkomen, de rechtmatigheid van de verrichtingen
te controleren, de rechten van het kantoor uit te oefenen, te verdedigen en te
beschermen, bijvoorbeeld bij een geschil;·. ..het bewijs te leveren van een mogelijke schending van de rechten van het
kantoor;·. . . .zijn relaties met de cliënt te beheren en te verbeteren;·..de dienstverlening van het kantoor voortdurend te verbeteren.Het kantoor waakt
in elk geval over een evenredige balans tussen zijn rechtmatig belang en de
eerbiediging van het privéleven van zijn cliënten.3. Welke
persoonsgegevens en van wie?3.1.Het kantoor
verwerkt alleen de persoonsgegevens die de betrokkene of zijn aanverwanten zelf
heeft/hebben verstrekt.·.identificatiegegevens zoals de naam en.voornaam, burgerlijke staat,
geboortedatum, adres, werkgever, hoedanigheid, telefoonnummer en e-mailadres,
nationaal nummer en ondernemingsnummer;·.biometrische gegevens (kopie van de elektronische identiteitskaart of
van het paspoort).·. .bankgegevens nodig voor de uitvoering van de opdracht door het kantoor,
zoals de IBAN- en BIC/SWIFT-bankrekeningnummers.·. . . .facturatiegegevens;·. . . .communicatie tussen de cliënt en het kantoor;·......in het kader van de aangifte van de personenbelasting via Tax-on-web,
worden de volgende gegevens ook verwerkt: kinderen, lidmaatschap van een
vakbond of een politieke organisatie, medische gegevens;·. . . elk ander persoonsgegeven dat nodig is om de opdracht te kunnen
uitvoeren.3.2 Het kantoor
verwerkt.persoonsgegevens die niet door de betrokkene werden verstrekt:·.......persoonsgegevens die door de cliënt werden overgemaakt en die slaan
op.zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers.3.3.Het kantoor
verwerkt persoonsgegevens die niet door de cliënt werden verstrekt:·.......de persoonsgegevens kunnen afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de
Kruispuntbank van Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan
en de Nationale Bank van België (Balanscentrale);·. ..in het kader van de opdracht, kan het kantoor ook bepaalde gegevens
verzamelen via andere bedrijven, onder meer wanneer die afkomstig zijn van
volgende bronnen:o... andere bedrijven
die op onze diensten een beroep willen doen in het kader van een zaak die u
betreft (bijvoorbeeld als derde, medecontractant, aandeelhouder, verwant
gezinslid voor belastingaangifte enz.);o... rechtsmachten;o... gerechtsdeurwaarders
of notarissen;o... de
belastingadministratie of sociale administratie;o... de klanten/leveranciers4. Ontvanger van
gegevens4.1.Mededeling
aan andere derden dan dienstverlenersHet kantoor kan
persoonsgegevens doorgeven op verzoek van elke wettelijk bevoegde overheid of
uit eigen beweging, als het te goeder trouw meent dat het doorgeven van die
inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen,
of om de rechten of goederen van het kantoor, zijn cliënten, zijn internetsite
en/of uzelf te verdedigen en/of te beschermen.4.2.Mededeling
aan derden-dienstverlenersHet kantoor doet
een beroep.op.derden-dienstverleners:·..het kantoor gebruikt een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal;·....het kantoor doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren
van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris
).Het kantoor kan
persoonlijke informatie van zijn cliënten meedelen aan derden voor zover die
informatie nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met zijn cliënten.
In dit geval delen die derden die informatie niet aan andere derden mee,
behalve in een van de volgende situaties:.·.....de mededeling van die informatie door die derden aan hun leveranciers of
onderaannemers is nodig voor de uitvoering van de overeenkomst;·...wanneer die derden er door de geldende wetgeving toe gehouden zijn om
sommige inlichtingen of sommige documenten aan de bevoegde overheden mee te
delen op het gebied van de strijd tegen het witwissen van geld, en, in het
algemeen, aan elke bevoegde publieke overheid.De mededeling van
die informatie aan de voornoemde personen moet in alle omstandigheden beperkt
worden tot die informatie welke strikt noodzakelijk of vereist is door de
geldende wetgeving.5.
VeiligheidsmaatregelenHet
kantoor.heeft passende organisatorische en technische maatregelen
getroffen welke betrekking hebben zowel op het verzamelen als bewaren
van.gegevens om een op het risico afgestemd beschermingsniveau te
waarborgen en, voor zover mogelijk, het volgende te verhinderen:·........
ongeoorloofde toegang tot of wijziging van die gegevens;·........
ongepast gebruik of de verspreiding van die gegevens;·...onwettige vernietiging of onopzettelijk verlies van die gegevens.Deze procedures
zijn.ook van toepassing op alle.onderaannemers waarop het kantoor een
beroep doet.In dit opzicht
hebben de werknemers, aandeelhouders of medewerkers van het kantoor die toegang
hebben tot die gegevens een strenge geheimhoudingsplicht.Het kantoor kan
echter niet verantwoordelijk gehouden worden in geval van diefstal of
verduistering van die gegevens door een derde ondanks de ingevoerde
beveiligingsmaatregelen.6. Bewaringstermijn6.1..Persoonsgegevens
die het kantoor moet bewaren krachtens de.Wet van 18
september 2017.(zie 2.2A.)Dit betreft de
identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze
cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke
begunstigden van onze cliënten.Deze persoonsgegevens worden,
in overeenstemming met artikel 60 van de.Wet van 18
september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke
relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele
verrichting.6.2..Andere
persoonsgegevensDe persoonsgegevens van de
andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de
termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de
boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving, behalve voor wat
de persoonsgegevens betreft die het kantoor langer moet bewaren op basis van
een specifieke wetgeving of in geval van een hangend geschil waarvoor de
persoonsgegevens nodig zijn.6.3.Na
het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist,
tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.7. Rechten van
toegang, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar,
niet-profilering en betreffende kennisgeving veiligheidsgebreken7.1.In overeenstemming
met de reglementering op het gebied van verwerking van persoonsgegevens,
beschikt de cliënt over de volgende rechten onder voorbehoud van het bijzondere
geval opgenomen in artikel 7.2:·........recht om te worden geïnformeerd over de doeleinden
van de verwerking en over de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke.·. . .recht op inzage: de cliënt heeft het recht om op elk
moment te vragen of zijn gegevens verzameld werden, voor hoelang en met welk
doel.·. . .recht op bezwaar: de cliënt kan op elk moment bezwaar
maken tegen het gebruik van zijn gegevens door het kantoor.·.....recht op rectificatie: de cliënt heeft
het recht om op elk moment op eenvoudig verzoek te vragen dat zijn foutieve of
onvolledige gegevens gecorrigeerd of aangevuld. worden.·......recht op beperking van de verwerking: de cliënt kan een
beperking van de verwerking van zijn gegevens vragen. Dit betekent dat de
gegevens in kwestie moeten worden gemarkeerd in het informaticasysteem van
het kantoor en dat ze gedurende een bepaalde periode niet kunnen worden
gebruikt.·........
recht op wissing van de gegevens (recht op
vergetelheid): onder voorbehoud van de door de wet bepaalde uitzonderingen,
heeft de cliënt het recht om te vragen dat zijn gegevens gewist zouden worden
met uitzondering van die welke het kantoor moet bewaren op grond van een
wettelijke verplichting.·.......recht op gegevensoverdraagbaarheid: de cliënt kan
vragen dat men hem zijn gegevens overmaakt in een gestructureerd, gangbaar en
machineleesbaar formaat en kan het kantoor ook vragen om die gegevens aan een
andere verwerkingsverantwoordelijke over te maken.·. ..recht op klacht: de cliënt kan een klacht indienen
bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.Voor het toepassen
van uw rechten, kunt u altijd een schriftelijk verzoek richten, samen met een
kopie van uw identiteitskaart of uw paspoort aan de verwerkingsverantwoordelijke
per e-mail: michel.quintens@ostenddata.be of per gewone brief...7.2.
Betreffende de persoonsgegevens die het kantoor moet bewaren in toepassing van
de.Wet van 18 september 2017.Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de
uiteindelijke begunstigden van de cliënten.Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18
september 2017:Art. 65..De persoon op wie krachtens deze wet de
verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht
op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten
te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van
het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de
veiligheidsgebreken.Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens
die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van
de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van
de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt
uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en
over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie
betreft.Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de
Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak
met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds
vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het
bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van
de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van
haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch
vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te
brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben
op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten
worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u
zich dus te wenden tot de Gegegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8).8. KlachtenInzake de verwerking van de persoonsgegevens
door ons kantoor kan U een klacht indienen bij de
Gegevensbeschermingsautoriteit:Drukpersstraat 35, 1000
BrusselTel. +32 (0)2 274 48 00.Fax : +32 (0)2 274 48
35.E-mail:.contact@apd-gba.beURL:.https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be9..Updates en wijzigingen van.de
privacyverklaringHet kantoor kan.de
privacyverklaring wijzigen of aanpassen mits het de cliënten hiervan op de
hoogte brengt via de website van het kantoor of per e-mail. Dit kan onder meer
om te voldoen aan nieuwe wetgeving en/of regelgeving die van toepassing is op
het gebied van bescherming van persoonsgegevens, aanbevelingen van de Belgische
Gegevensbeschermingsautoriteit, richtsnoeren, aanbevelingen en beste praktijken
van het Europees Comité voor gegevensbescherming en beslissingen van hoven en
rechtbanken over deze kwestie.
.
