De geregistreerde kassa met Black Box

De verplichting om een geregistreerde kassa met black box in te voeren zal de sector veranderen en roept nog heel wat vragen op. Vanaf 01.01.2015 reikt een horeca- uitbater of cateraar ofwel

- een GKS (geregistreerd kassa systeem) -ticket uit (boven de 10% regel) of   

- btw-bonnetjes (onder de 10% regel).

Volgende stappen moet u ondernemen:

Stap 1:

Win indien nodig advies in om de gevolgen van de invoering van de geregistreerde kassa met black box in uw zaak zoveel mogelijk op te vangen en uw volledige bedrijfsvoering te optimaliseren.

To Do:

U kan fiscale en sociale tips terugvinden op http://www.horecablackbox.be/

Stap 2:

Tussen 1 januari 2015 en 28 februari 2015 registreert u zich bij de FOD Financiën.

To Do:

U moet zich als toekomstig kassagebruiker zelf kenbaar maken bij de FOD Financiën.

Diegenen die zich niet tijdig kenbaar maken, zullen door de FOD Financiën bezocht worden.

Registreren kan u via http://financien.belgium.be

Klik vervolgens op ‘E-services’ en vervolgens op ‘Geregistreerd kassasysteem’

Daar moet u zich aanmelden met uw elektronische identiteitskaart of met een zgn. token.   

Om toegang te krijgen tot de registratiemodule, moet u over de rol van wettelijk vertegenwoordiger beschikken van uw onderneming.

Vervolgens ontvangt u van de administratie één van volgende uiterlijke implementatiedata:

30 juni 2015, 30 september 2015 of 31 december 2015.

Stap 3:

Na registratie, contacteer een kassaverdeler en bestel een gecertificeerde geregistreerde kassa met black box (of laat uw huidige kassa updaten tot een gecertificeerde geregistreerde kassa met black box, indien mogelijk)

To Do:

Bekom van uw kassaverdeler de productienummers van zowel het door u gekochte kassasysteem als de door u gekochte black box.

De lijst met de gecertificeerde kassa’s kan u terugvinden via onderstaande link:

http://www.minfin.fgov.be/gkssce/geregistreerde-kassa/GKS-lijst.htm

Een overzicht van gecertificeerde FDM-modellen kan men nalezen op volgende link:

http://www.minfin.fgov.be/gkssce/geregistreerde-kassa/FDM-lijst.htm

Stap 4:

Vraag uw Vat signing card(s) aan.

To Do:

Contacteer de FOD Financiën voor de nodige Vat signing card(s) voor in uw black box(en). De Vat signing cards zijn noodzakelijk om het ganse kassasysteem in werking te doen treden.

Het aanvragen van een Vat signing card is de allerlaatste stap van uw registratieproces, en is pas mogelijk nadat uw leverancier effectief een kassa en black box in uw zaak plaatste, u moet de geleverde serienummers kunnen vergelijken met deze die u in de registratiemodule door uw leverancier werden toegewezen;

Stap 5:

Bestel btw-bonnetjes bij een erkende drukker.

To Do:

Zorg dat u over een voldoende voorraad btw-bonnetjes beschikt voor het geval de geregistreerde kassa en/of de black box technische problemen zouden ondervinden.

Deze btw-bonnetjes moet u dus hebben vanaf het moment dat de geregistreerde kassa met black box in uw zaak geïnstalleerd is.

Stap 6:

Vanaf de aan u opgelegde implementatiedatum: start gebruik GKS

To Do:

Van zodra de geregistreerde kassa met black box geleverd en geïnstalleerd is in uw zaak, moet u alle handelingen op deze kassa intikken en aan elke klant een kasticket uitreiken.

Dit zal ten vroegste 30 juni 2015 zijn.

Andere data zijn 30 september en 31 december 2015.

Kassa = prikklok?

Elke gebruiker van de kassa moet in de kassa geregistreerd zijn met zijn/haar INSZ-nummer.

Op zich is dit geen arbeidstijdregistratie maar geeft het wel aan wanneer de gebruiker op de kassa heeft gewerkt.

Wat veel dichter bij arbeidstijdregistratie komt, is de verplichting dat de kassa moet beschikken over de PLU-knop “arbeid in” en de PLU-knop “arbeid uit”.

Dit betekent niet dat er een algemene verplichting is om een arbeidstijdregistratie toe te passen.

Wel is het zo dat iedereen die gebruik wenst te maken van de lastenverlaging op vijf vaste personeelsleden de aanvang en het einde van de dagelijkse arbeid van elk personeelslid moet registreren.

Conclusie: er is geen verplichte arbeidstijdregistratie ingevoerd, maar wie gebruik wenst te maken van de lastenverlaging op vast personeel, zal een registratie moeten doorvoeren die er dicht bij in de buurt komt.

 Wat met cadeaubonnen?

Bij de verkoop van cadeaubonnen, weet u op voorhand niet wat de klant met deze bon zal kopen. U weet dus niet welk btw-tarief van toepassing zal zijn.

Bijgevolg kunt u zo’n cadeaucheque op het ogenblik van verkoop niet intikken op het geregistreerd kassasysteem met black box.

Evenmin kunt u de verkochte bon opnemen in de btw-aangifte. Pas wanneer de cheque wordt ingeruild, weet u de verdeling van het bedrag van de cheque per btw-tarief.

Op dit ogenblik tikt u de handeling in op uw black box kassa en neemt u ze op in de btw-aangifte.

Voor meer informatie kan u steeds:

- Contact opnemen met Ostend Data Fiduciaire of

- De website van Horeca Vlaanderen raadplegen op volgende link: http://www.horecablackbox.be/

-  Of de website van de Federale Overheidsdienst Financiën raadplegen op volgende link:                                            http://minfin.fgov.be/gkssce/geregistreerde-kassa/ondernemer/index.htm